Ein Weg, mehrere Funktionen: Viele Mythen ranken sich um die E-Mail, die viel Konkurrenz bekommen hat in den vergangenen Jahren durch Messangerdienste, soziale Netzwerke und Co. Doch sie unterscheidet sich massiv von der Kommunikation in Kurznachrichtendiensten wie WhatsApp oder SMS. Die E-Mail ist immer noch ein Briefersatz, der auf elektronischem Weg verschickt wird. Insofern lohnt die Zeit, sich damit zu befassen. Immer wieder ist zu hören, dass E-Mails ihre Adressaten nicht mehr erreichen und über diverse SPAM-Filter aussortiert werden. Weiter meinen einige, dass sich der Einsatz von E-Mails nicht lohne, denn Empfänger würden mit elektronischer Post geflutet, die nicht mehr gelesen werden würden. Doch das ist falsch und ich möchte zeigen, wie wir differenzieren müssen. Für den einen mag das Thema sehr banal sein, für andere könnte es Klärung bringen. In vielen Kundengesprächen habe ich festgestellt, dass die Unterschiede nicht immer klar sind, für welche Zwecke das jeweilige Format effizient zu nutzen ist. Sollte Dir das alles klar sein, kannst Du hier aufhören zu lesen 😉

1. Fakten

2. E-Mail: Achten auf Betreff, Ansprache, Grußformel

3. Newsletter: Für die Kundenbindung

4. E-Mail-Marketing: Für Akquise

5. Wichtig:  Form und Inhalte 

1. Fakten:

Heute gibt es laut Statista* 3,8 Milliarden E-Mail-Accounts weltweit. Bis 2024 werden 4,2 Mrd. Konten prognostiziert. Das ist immerhin die halbe Menschheit, die E-Mails nutzt. Experten rechnen noch immer mit einem weiteren jährlichen Anstieg von 4,3 %. Ein nach wie vor boomender Zweig, der in vielen Unternehmen unterschätzt wird. Zu Unrecht, denn die elektronische Post, die seit fast 40 Jahren mittlerweile Sender und Empfänger über die digitalen Netze von Rechner zu Rechner verbindet, ist noch immer auf dem Vormarsch. Richtig genutzt ist sie ein sehr wertvolles Instrument nicht nur für den alltäglichen elektronischen Postverkehr, sondern vor allem auch für Kundenakquise und Kundenpflege. Und ja, natürlich landen viele E-Mails in SPAM-Ordnern – doch auch das Risiko können wir reduzieren, indem wir entsprechend damit umgehen. 

Mit der Flut von E-Mails, die uns täglich erreicht, haben die Nutzer in der Regel gelernt umzugehen. Die meisten zumindest. Tatsache ist, dass wir der Verwaltung, dem Verfassen, der Form und dem Inhalt von E-Mails Aufmerksamkeit schenken sollten. Warum? Weil die E-Mail aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken ist. Täglich werden 281,1 Mrd. E-Mails verschickt. 

Die E-Mail ist darüber hinaus viel mehr, als nur die elektronische Post-Variante als Briefersatz. Sowohl die E-Mail an sich, als auch der Newsletter und das E-Mail-Marketing haben eigene Aufgaben, Ziele und greifen an der ein oder anderen Stelle ineinander oder ergänzen sich.  Das sollten wir nutzen, um erfolgreich miteinander zu kommunizieren. 

2. Die E-Mail – achten auf Betreff, Ansprache und Grußformel

Erst einmal die von uns allen bekannte elektronische Post, die es uns schlichtweg ermöglicht, zwischen unseren Rechnern und Endgeräten über den Globus zu kommunizieren. Post, statt eines verschickten Briefes, innerhalb von Sekunden zu versenden und zu empfangen. Doch in der Geschwindigkeit dieser fast Echtzeitkommunikation liegt die Krux: Wenn wir früher einen Brief verfasst haben, machten wir uns erst einmal Gedanken darüber, wie wir den Brief gestalten, welche Anrede er haben soll, welche Grußformel und welches Format oder Blatt. Dann haben wir uns den Inhalt überlegt und uns unsere Gedanken dazu gemacht. Der persönliche Brief hatte damit und hat es auch immer noch eine hohe Wertigkeit. Zumindest im privaten und juristischen Umfeld ist das heute noch so. 

Ja, das war ein zeitaufwendiger Vorgang und würde den Unternehmen heute in der Geschwindigkeit, in der sie agieren müssen, das Genick brechen. Die rasante Beschleunigung ist allein schon durch die Zustellung bedingt. Mit dem Versenden eines Briefes per Post, benötigte es mindestens zwei Tage Zeit. Heute vergehen Sekunden, bis die Nachricht über E-Mail seinen Empfänger erreicht.  Natürlich haben wir auch früher nicht Stunden damit verbracht, Geschäftsbriefe zu verfassen, doch eines war immer wichtig: Die Form, die Ansprache, Grußformel und dann der Inhalt. 

Das sollten wir heute in jedem Fall auch bei E-Mails beibehalten: Wir neigen dazu, schnell unüberlegt unsere Inhalte in die Tasten zu tippen, schnell die Kontakteinträge, automatisierte Signaturen und Grußformeln zu verwenden, die zum Teil nicht zur Kommunikation vorher passen. Es werden Texte einfach in vorformulierte Passagen geschrieben. Das kann beim Empfänger, der Wert auf wertschätzende schriftliche Kommunikation legt, für Verwirrung sorgen. In jedem Fall zeigt es, dass in das Verfassen der E-Mail nicht wirklich Zeit investiert wurde, sondern sie mal „so eben“ nebenbei verschickt wurde. Dabei ist der Empfänger aus dem Radar gefallen, dabei ist er der wichtigste Adressat.  

3. Der Newsletter – Adressat hat sich aus Interesse selber registriert

Auch der Newsletter ist eine E-Mail. In der Regel ist ein Newsletter ein regelmäßig elektronisch verschicktes Mailing, das Interessenten, Kunden, Mitarbeiter über Themen informiert, die von Interesse für sie sind. Hier haben sich die Interessenten vorher selber aktiv über eine Webseite oder anderen Stellen eingetragen, sind interessiert an dem Unternehmen oder Ihrer Dienstleistung und möchten mit Informationen beliefert werden. Häufig ist der Newsletter entsprechend gleich gestaltet mit Bildelementen oder Logos der Unternehmen mit Wiedererkennungswert. Über verschiedene E-Mail-Anbieterprogramme können diese Newsletter schön gestaltet und rechtskonform verschickt werden. 

Die entsprechende Betreffzeile, Adressat signalisiert dem Empfänger sofort, dass er „persönliche Post“ bekommen hat, für die er sich ja vorher hat registrieren lassen. Letztlich ist das ein personalisierter Verteiler, der gepflegt werden sollte. Insofern wird der Empfänger mit ziemlicher Sicherheit diese E-Mail auch öffnen und lesen. Regelmäßigkeit ist hier das A & O, um die Interessenten auch zu behalten. 

4. E-Mail-Marketing- Automatisierte Prozesse mit Verkaufszielen

Kurz zusammengefasst geht es im E-Mail-Marketing häufig um eine Automatisierung von E-Mail-Abläufen, um Kampagnen, die einmal eingestellt und mit Inhalten bestückt, automatisch ablaufen. Natürlich können Newsletter auch ins E-Mail-Marketing integriert werden, haben grundsätzlich aber noch einmal eine andere Funktion. Meist geht es bei den automatisieren Abläufen um Verkauf, das Buchen von Leistungen und um Kontakt- und Kundenaufbau.  Auch beim E-Mail-Marketing haben sich die Interessenten aktiv eingetragen, um etwas von der Firma oder Dienstleistung zu erfahren oder zu bekommen. 

Ein komplexes Verfahren, das sehr erfolgreich funktioniert, vor allem im Online Business, das jetzt in der Zeit der Pandemie boomt und ausgebaut wird. Viele Unternehmen bieten tollen kostenlosen Content. Inhalte wie Webinare (Seminare online), Tutorials, Videos, Podcasts. Bei jedem Eintrag dafür müssen wir allerdings damit rechnen, dass noch viele Mails nachkommen. Denn gerade hier setzt das automatisierte E-Mail-Marketing an. Einmal einen Kontakt über den E-Mail-Eintrag bekommen, setzt der automatisierte Prozess ein. Da kann es schon einmal vorkommen, dass man sich bei mehreren interessanten Veranstaltungen eingetragen hat und ständig Folge-E-Mails bekommt. 

Kleiner Tipp: Ich bin dazu übergegangen, die interessanten Anbieter nach einem Blick auf der Webseite separat zu notieren, das Thema, die Fragestellung und den Inhalt des Angebotes, warum ich mir das angeschaut habe, um das Unternehmen dann später noch einmal direkt zu kontaktieren, wenn das Thema auf meiner Agenda steht. Austragen aus der E-Mail und fertig. Dann sind wir als Adressaten erst einmal raus aus den Verteilern. Ansonsten kann es wirklich schnell passieren, dass unsere Postfächer geflutet werden. 

5. Fazit: 

Am besten nutzen wir alle drei Varianten kombiniert, zielgerichtet und bedarfsorientiert. Die E-Mail nutzen wir so oder so. Der Newsletter ist ein sehr effizientes Kundenbindungsinstrument in der digitalen Kommunikation sowie das E-Mail-Marketing als Akquisetool zur Kundengewinnung.  

Das WIE ist entscheidend

Bei allen drei Varianten sollten wir uns in jedem Fall Zeit nehmen und darauf achten, wie wir kommunizieren wollen. Ansonsten kann es schnell zu oben beschriebenen Irritationen kommen, warum ich plötzlich mit „Sehr geehrte Frau X…“ und eine Mail später vom gleichen Adressanten mit „Hallo liebe X…“ angesprochen werde. Oder in der Grußformel plötzlich „mit freundlichen Grüßen“ statt sonst mit „lieben Grüßen“ steht. Das kann irritieren. 

Das ist nicht schlimm, aber da wird spätestens klar, dass im Hintergrund zu verschiedenen Marketingzwecken andere Ansprachen gewählt wurden, die automatisch ablaufen. Doch kommt es auch vor, dass Menschen verärgert oder verwundert sind, weil sie die Abläufe dahinter nicht kennen. 

Betreffzeilen anpassen

Wir sollten es also keinesfalls versäumen, uns darüber Gedanken zu machen, wen wir wie ansprechen, dass wir Betreffzeilen entsprechend der Inhalte und Ansprache sowie Grußformeln anpassen. Ansonsten kann es in der Außenwahrnehmung schnell passieren, dass der Eindruck von Oberflächlichkeit oder mangelnder Wertschätzung entsteht. 

Durch die rasende Geschwindigkeit der Unterhaltungs- und Austauschmöglichkeiten über verschiedene Kommunikationskanäle, die vielen Kontaktmöglichkeiten über soziale Netzwerke und die schnellen Abläufe von Geschäftsprozessen übersehen wir das Wichtigste: Das Gegenüber von uns möchte gesehen werden. Die 1-2 Minuten investierte Zeit lohnt sich. Eine gute und wertschätzende Kommunikation – auch im elektronischen Schriftverkehr – sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Sie sorgt für Bindung, Vertrauen und ein positives Miteinander.